マイナンバーの管理～会計事務所への委託について～

マイナンバーは税務署に提出する所定の書類、年末調整書類への記載が必須となり、マイナンバーの管理を会計事務所に委託するケースも増えています。
ここでは、マイナンバーの管理を会計事務所に委託する方法と注意点、会計事務所のマイナンバーの管理方法につき、解説していきます。

2016年1月より導入されたマイナンバー制度ですが、日本国内に住民票を有するすべての方に通知される12桁の番号で、社会保障・税・災害対策の行政手続きでの利用が始まりました。
通知カードは、マイナンバーをお知らせする紙製のカードで行政機関の窓口等でマイナンバーの提示を求められたときに利用します。

一方、マイナンバーカードは、本人確認の際の公的な身分証明書となるほか、住民票の写しや印鑑登録証明書など各種書類のコンビニエンスストアでの取得、マイナポータルへのログインやe-Taxなどの行政手続きのオンライン申請など利便性の大きなものとなっており、マイナンバーカードの交付済数は2021年5月5日時点で3814万枚となり、交付率が30％となりました。
現在政府のデジタル推進の中心に位置づけられており、2023年3月末までの全住民への普及を目指しています。

さて、マイナンバーカードを作成するとこのようなメリットを享受できますが、一方、「氏名」「住所」「生年月日」「性別」「マイナンバー」など、重要な個人情報が詰まっており管理にあたり非常に厳格なルールのもとで管理しなければ、情報漏洩により大きな問題につながりかねません。
また、社内にて管理するとなると、情報漏洩の懸念のほか、管理業務の増加など新たな問題も発生します。

そのような問題を解消するため、会計事務所にマイナンバーの管理を委託するのもひとつの方法として利用されています。

ここでは、会計事務所に委託する方法や委託する際の注意点を解説します。

マイナンバーには個人情報が多く含まれ、その管理は厳格に行われる必要があります。

管理業務を引き受けてくれる会計事務所ならどこでもいいという訳ではなく、マイナンバーを適切に取り扱うことができる会計事務所を選ぶ必要があります。

具体的には、マイナンバー法など遵守すべき法律を適切に理解し、適切な措置が講じられているか、また事業者がマイナンバーの管理にあたり懸念している事項を会計事務所はどのように解消しているかを確認してもいいでしょう。

管理に関しては以下のような状況が整っているかも選定の目安としてもいいかもしれません。

• マイナンバーが記載された書類の管理場所は適切か
• PCへのアクセスは容易となっていないか
• 会計事務所の従業員は教育され、理解しているか、また監督は適切に行われているか
• 経営に関する不適切な事項はないか

マイナンバーの管理体制がしっかり整っており、必要に応じ管理体制を適宜確認でき、信頼できると心証が得られれば、引き受けが可能か問い合わせてみるといいでしょう。

また、従業員や取引先の個人情報がたくさん詰まったマイナンバー管理を会計事務所に委託するにあたり、会計事務所の選定のほかにも、注意すべき点があります。

以下に会計事務所に委託する際の注意点を解説します。

先述の通り、会計事務所にマイナンバー業務を委託すると情報漏洩のリスク低減や管理業務の削減につながりメリットがあります。

一方で、非常に重要なこととして、外部に委託した場合でも、管理責任は発生し、委託と同時に事業者にも監督責任があるという点は十分認識しておく必要があります。

情報漏洩は近年多発しており、法に則った適切な取扱いを理解しておく必要があり、個人情報関連の事務を会計事務所に委託した場合も、事業者にかわって会計事務所に取り扱わせる以上は、事業者が果たす法的義務を会計事務所が代わりに果たしているかを監督しなければいけないのです。

具体的には、以下の事項を行う必要があります。

• 適切な会計事務所の選定
• 契約書の締結
• マイナンバーの取扱い状況の把握

適切な会計事務所の選定は先述の通りですが、契約書の締結には記載内容を必ず確認しておく必要があります。
具体的には、以下が挙げられます。

• 委託元及び委託先の責任の明確化
• マイナンバー持ち出し・目的外使用の禁止
• 再委託に関する事項
• 情報の取扱いに関する報告の内容および頻度
• 契約内容遵守の確認
• 契約内容が遵守されなかった場合の措置

また、マイナンバーの取扱い状況の把握に関し、会計事務所が適切に個人データを取り扱っていることを把握・確認しなければいけません。
そのため、定期的に報告を受けるほか、必要に応じ、実施検査を行うなどの方法が考えられます。

上述の通り、マイナンバーカードにより便利となった反面、多くの個人情報を含むため、セキュリティ面での危険性が懸念され、個人情報が漏洩、滅失または棄損することなく適切な管理を行うために、各種の安全管理措置を講じなければならないとされています。

具体的には、以下が個人情報保護委員会「個人情報保護法ガイドライン（通則編）」の「8（別添）講ずべき安全管理措置の内容」にて示されていますので、以下で簡単に解説します。

組織体制の整備、個人データの取扱いに係る規律に従った運用、個人データの取扱状況を確認する手段の整備、漏洩等の事案に対応する体制の整備、取扱い状況の把握及び安全管理措置の見直しについて、措置を講じなければならないとされています。

従業員に個人データの適切な取り扱いを周知徹底するとともに適切な教育を行わなければならない、とされています。

個人データを取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏洩等の防止、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄について措置を講じなければならないとされています。

アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの使用に伴う漏洩等の防止について、措置を講じなければならないとされています。

マイナンバー制度が整備され、便利な半面、情報漏洩の危険性は高まっています。
危険性を理解し、適切な会計事務所の選定、契約書の作成、その後の監督を行い、事業者と会計事務所が協力し、安全に管理することが重要です。