新スキャナ保存法　9月30日から申請スタート　スマホ・デジカメでの撮影データも可能に

さらに使い勝手が良くなりましたが、会計事務所の反応は思ったほどではないようです。

平成28年税制改正で見直された、いわゆる“新スキャナ保存法”を最短の平成29年1月1日から適用する場合、平成28年9月30日には申請書を税務署へ提出しなければなりません。適用要件として、「適用開始の3ヵ月前の日」までに申請書を提出することになっているためです。

すでにスキャナ保存法の適用を受けていても、新たなスキャナ保存法の適用を受けたい場合は、改めて新制度の適用申請が必要です。もし新制度の適用申請の申請書を提出していない場合は、従来要件での保存となってしまうためです。

新制度の適用メリットは、現在限定されている固定式スキャナに関係なく、スマホやデジタルカメラで撮影した画像でも、電子データとして帳簿保存が可能という点。ただ、デジカメ・スマホで保存した場合は、従業員が受領後「3日以内」にタイムスタンプを付与することが必要となります。

電子保存できる国税関係書類は、契約書や領収書、請求書、納品書、見積書、注文書など。決算関係書類はスキャナ保存が認められていません。

今回の見直しでは、相互けん制要件及び定期検査要件についても一部改正され、
①デジカメ・スマホ撮影の場合には、経理担当者等が記録事項の確認を行う。
②定期検査を終了するまでの原本保存については本店・支店・事務所・事業所等での保存。
③小規模事業者については定期検査要件を税務代理人の検査でも可となった。

なお、③については、中小企業基本法で定める小規模事業者、おおむね常時使用する従業員数が20人（商業またはサービス業に属する事業として営むものは5人）に限り、現在は制度利用に最低、受領者・経理担当者・検査担当の3人が関わらなくてはならないところ、導入後は企業の担当者＋税務代理人の2人で利用できることになっています。

使いやすくなったスキャナ保存制度ですが、2005年の導入当初は要件が厳しく、ほとんど利用されていませんでした。そのため、2015年、2016年と2年連続で法令改正が実施され、要件が大幅に緩和。使いやすさが格段に上がりました。

その効果もあり、少しずつですが電子データ保存をする企業が増え始めてきましたが（図表参照）、中小企業経営者においては、「導入コストがかかりそう」「大企業が利用する制度」と思い、利用には関心が薄いようです。導入メリットなどを経営者に話すアドバイザーが身近にいないことがひとつ原因として考えられます。

企業の「帳簿」は、たとえば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。また、「書類」には、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。これら帳簿書類を青色申告法人においては、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間。また、平成29年4月1日以後に開始する欠損金額の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されます。旧商法及び会社法上の帳簿の保存期間は10年間です。中小零細企業でも、これだけの保存期間になると、その保管コストだけでもかなりの負担になります。これを電子データにしてしまえば、領収書や証憑をさまざまな条件で簡単に検索できるほか、コスト削減や業務効率化にもつながります。

こうしたアドバイスは、経営者の参謀役でもある税理士や公認会計士などが適任です。とはいうものの、税理士や公認会計士は電子データ保存にこれまであまり積極的ではありませんでした。紙による保存に慣れていることから、電子データ保存による利便性を感じ取れていなかったからです。

今回、さらに利便性が高まり、中小零細企業にいては、定期検査要件などの緩和措置も設けられた新スキャナ保存制度。普及には、税理士･公認会計士が大きなカギを握っているといっても過言ではありません。